Mimo postępującej cyfryzacji w każdej firmie istnieje obieg dokumentów papierowych, gromadzone są całe segregatory faktur, danych osobowych, WZ-tek i innych dokumentów, które z biegiem lat funkcjonowania przedsiębiorstwa zajmują coraz więcej miejsca. Szafa biurowa na dokumenty jest niezbędnym elementem wyposażenia każdego przedsiębiorstwa, w którym gromadzi się duża ilość papierów, segregatorów, teczek i innych materiałów. Pozwala na zachowanie porządku i łatwy dostęp do potrzebnych informacji.
Kto potrzebuje szafy na dokumenty?
Szafy na dokumenty są niezbędne w wielu miejscach pracy, gdzie trzeba przechowywać ważne papiery, akta, umowy czy dane osobowe. Szafy na dokumenty zapewniają bezpieczeństwo, porządek i łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Szafy na dokumenty, w zależności od indywidualnych potrzeb, przydadzą się zatem:
• w działach księgowości – do przechowywania dokumentów finansowych,
• w dziale kadr – na akta osobowe, jak dane klientów czy kartotek pracowniczych,
• w logistyce – szafa zapewni bezpieczne przechowywanie dokumentów magazynowych, protokołów odbioru, zestawień kosztów,
• w biurach zarządu – do przechowywania dokumentów o strategicznym znaczeniu, takich jak umowy z kontrahentami,
• archiwum – czyli tak naprawdę do wszystkiego.
Jaką szafę wybrać?
Ale co to w ogóle szafa na dokumenty i jak do niej podejść? Szafy służą przede wszystkim do przechowywania dokumentów. Standardowo wyposażone są zatem w półki, na których ustawisz segregatory. Metalowe szafy biurowe potrafią pomieścić ich nawet kilkadziesiąt sztuk, ale pamiętaj, by upewnić się odnośnie ich nośności. Segregatory sporo ważą. Oprócz półek dostępne są także zamykane osobno skarbczyki, szuflady czy zawieszki na kartoteki. Dla naszych klientów potrzebujących innych rozwiązań w swoim biurze oferujemy rozwiązania indywidualne.
Szafy na dokumenty, podobnie jak sejfy, mogą być wyposażone w zamki na klucz lub zamek elektroniczny, charakteryzujące się niezawodnością pracy i bezpieczeństwem. Klucz jest nieco bardziej kłopotliwy w biurach, gdzie dostęp do szafy ma kilka lub nawet kilkanaście osób, dlatego polecamy zamek elektroniczny.
Sprawdź naszą ofertę: szafy pancerne
Jak bezpieczne są szafy metalowe na dokumenty?
Szafy metalowe na dokumenty
Szafy na dokumenty są mniej lub bardziej bezpieczne. Najmniej podatne na uszkodzenia mechaniczne są zwykłe szafy metalowe, które nie posiadają żadnych klas antywłamaniowych. Ich funkcja sprowadza się do utrzymania porządku w aktach. Są to z reguły duże szafy, których pojemność pozwala na przechowywania kilkudziesięciu segregatorów. Takie szafy, to bardziej meble, w których cena i funkcjonalność sprowadza się do przechowywania dużej ilości akt.
Szafy antywłamaniowe na dokumenty
Inaczej sprawa się ma w przypadku sejfów. Są to urządzenia dużo poważniejsze. Konstrukcja szafy antywłamaniowej sprawia, że przechowywane dokumenty będą bezpieczne na wypadek włamania lub pożaru. Istnieje kilka klas bezpieczeństwa, im cenniejsze są akta, tym lepszej szafy potrzebujesz.
Sprawdź naszą kategorię: sejfy antywłamaniowe
Szafy ognioodporne na dokumenty
Warto na przy tym wspomnieć o ognioodporności. Dokumenty z definicji narażone są na zniszczenie w przypadku pożaru. W naszej ofercie znajdują się zarówno stosunkowo lekkie szafy z ognioodpornością 30 minut, jak i ciężkie, wielościenne sejfy wytrzymałe na tyle, by przetrwać nawet 2 godziny w ogniu.
Jak wybrać szafę na dokumenty?
Istnieje bardzo duży wybór szaf na dokumenty, różniących się od siebie zarówno rozmiarem, jak i klasą odporności antywłamaniowej czy ognioodpornej. Ogromne znaczenie ma dopasowanie szafy do potrzeb: przechowywania dokumentów, nośników danych czy innych akt. W naszej ofercie znajdziesz wszystkie możliwe opcje, chętnie pomożemy w wyborze optymalnego rozwiązania.
Przeczytaj także:
