Szafa metalowa na dokumenty to niezbędny element wyposażenia każdej firmy. Służy ona nie tylko do przechowywania dokumentacji dotyczącej funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale również do zabezpieczenia akt osobowych pracowników. Dokumenty podatkowe i księgowe należy przechowywać przez 5 lat, natomiast akta pracownicze aż 10 lat. Sprawdź, jak i gdzie najlepiej zabezpieczyć wszystkie dane.
Co to są dane osobowe?
Każdy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania informacji o swoich pracownikach. W aktach personalnych znajdują się między innymi:
● podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i numer PESEL),
● umowa o pracę,
● zakres obowiązków,
● potwierdzenie przeszkolenia BHP,
● informacje o odbytych szkoleniach,
● dokumenty potwierdzające zapoznanie się z regulaminami,
● ewidencje czasu pracy,
● zwolnienia lekarskie,
● wysokość wynagrodzenia,
● informacje podatkowe.
Wszystkie zawierają informacje poufne, a ich ujawnienie mogłoby przynieść negatywne skutki dla pracownika. Zdarzają się przypadki wykradzenia akt osobowych. Później okazuje się, że na daną osobę został zaciągnięty kredyt gotówkowy. Udowodnienie oszustwa może potrwać nawet kilka lat.
Od 2019 r. dokumenty można tworzyć i przechowywać w formie elektronicznej. Wielu przedsiębiorców jednak woli trzymać akta w formie papierowej, bo dane na komputerze nie są tak bezpieczne, jak się czasem wydaje. Włamania do komputera i ataki hakerskie są coraz częstsze, a o wycieku danych poufnych z instytucji państwowych media informują regularnie.
Jak przechowywać akta personalne?
Szafy pancerne na dokumenty to doskonałe rozwiązanie nawet dla mikroprzedsiębiorstw. Duża szafa metalowa na dokumenty pomieści wiele segregatorów. Solidne zamknięcie i certyfikowany zamek dają gwarancję braku dostępu osób niepowołanych.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. pracodawca musi chronić akta osobowe swoich pracowników przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób niepowołanych. Przedsiębiorcy muszą także przestrzegać przepisów RODO.
Pamiętaj, że to od Ciebie zależy, jakie środki bezpieczeństwa będą stosowane w Twojej firmie. Przepisy nie określają, jak powinny wyglądać szafy metalowe na akta. Jeśli chcesz, aby dokumenty były bezpieczne, kup solidny sejf, który będzie miał wysoką klasę odporności na włamanie.
Jeśli interesuje Cię to, co ważne w zabezpieczeniu informacji niejawnych, zajrzyj do tego artykułu: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o ochronie informacji niejawnych
Jakie są konsekwencje ujawnienia danych osobowych?
Konsekwencje dotyczące ujawnienia danych osobowych zawarte są w:
● kodeksie pracy,
● ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 10. maja 2018 r.,
● kodeksie cywilnym.
Samo przechowywanie aktów personalnych w nieodpowiednich warunkach, czyli grożących uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, zagrożone jest karą pieniężną nawet do 30 000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.).
Z kolei udostępnianie danych osobowych osobom nieuprawnionym wiąże się z karą pozbawienia wolności do 2 lat (art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
Kodeks cywilny natomiast mówi o tym, że pracodawca za udostępnianie danych osobowych będzie musiał pracownikowi wypłacić odszkodowanie. Wystarczy jedynie udowodnić, że udostępnienie akt wywołało negatywne skutki i naruszyło dobro poszkodowanego (art. 415 k.c.).
Jak widzisz, nie warto ryzykować wypłacania wysokich odszkodowań lub odpowiedzialności karnej. Szafa na akta osobowe rozwiąże Twoje problemy i sprawi, że nie będziesz musiał obawiać się o poufne dane pracowników.
Szafa metalowa na dokumenty – którą wybrać?
Szafy na akta nie są jedynie produktem skierowanym do przedsiębiorców. Każdy powinien przemyśleć zakup sejfu na potrzeby domowe. Mała szafka metalowa na dokumenty przyda się w każdym gospodarstwie domowym.
Szafy na akta powinny nie tylko zabezpieczać zawartość przed dostępem osób niepowołanych. Obowiązkiem pracodawcy jest również ochrona danych przed zniszczeniem. Ognioodporna szafka metalowa na dokumenty skutecznie zabezpieczy zawartość przed pożarem.
Szafa na akta osobowe w formie sejfu jest rozwiązaniem dla osób, które chcą oprócz dokumentów przechowywać cenne przedmioty, takie jak gotówkę, telefon służbowy czy laptopa. Wychodząc z pracy, będziesz mógł wszystkie ważne urządzenia elektroniczne zdeponować w bezpiecznym miejscu.
Jeśli już zdecydujesz się na solidny sejf, to warto zastanowić się nad klasą odporności na włamanie. Najniższa kategoria to S1. Jednak, gdy chcesz przechowywać większe ilości gotówki lub dokumenty niejawne, lepszym rozwiązaniem będzie klasa S2 lub 0.
Kategoria odporności na włamanie mówi o limicie wartości chronionej. W przypadku sejfu klasy S1 jest to około 60 000 zł. Gdy zawartość szafy będzie cenniejsza, to w przypadku włamania i kradzieży będziesz miał problem z uzyskaniem odszkodowania od ubezpieczyciela.
Konsekwencje ujawnienia, utracenia lub nieprawidłowego przechowywania danych osobowych mogą być dotkliwe. Nie warto narażać siebie i swojej firmy lub rodziny na nieprzyjemności. Bezpieczna ognioodporna szafa metalowa na dokumenty jest o wiele korzystniejsza niż konieczność wypłacania pracownikowi odszkodowania. Nie zastanawiaj się i już dzisiaj wybierz model dostosowany do potrzeb Twojej firmy.
W innym artykule poruszamy temat zabezpieczenia broni z amunicją w warunkach domowych: Nowa szafa na broń zgodna z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych
- Przeczytaj również:
