Obecnie przedsiębiorcy zobowiązani są do bezpiecznego przechowywania aktów personalnych swoich pracowników. Obligują do tego nie tylko przepisy RODO, ale również Ustawa o ochronie danych osobowych, Kodeks pracy i Kodeks cywilny. Jeżeli chcesz, aby dokumenty niejawne oraz teczki pracowników były solidnie zabezpieczone, kup szafy na dokumenty zamykane na certyfikowane zamki.
Zamykane szafki na dokumenty – tego nie może zabraknąć w Twojej firmie
Mimo że od 2019 r. przedsiębiorcy mogą prowadzić dokumenty w formie elektronicznej, to jednak wielu decyduje się na przechowywanie danych w formie tradycyjnej, na papierze. Nie powinno to dziwić, bo coraz częściej słyszy się o atakach hakerskich i wyciekach danych osobowych.
Zamykane szafy pancerne na dokumenty są idealnym rozwiązaniem dla każdej firmy. Duża szafa pomieści wiele segregatorów z aktami osobowymi, dokumentami księgowymi oraz danymi niejawnymi. Pamiętaj, że jedna szafa może Ci nie wystarczyć. Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, natomiast akta personalne aż 10.
Przeczytaj jeszcze: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o ochronie informacji niejawnych
Rozważ wygospodarowanie osobnego pomieszczenia na szafy z aktami. W przyszłości możesz potrzebować dodatkowych sejfów. Oddzielne pomieszczenie jest również kolejnym zabezpieczeniem. W ten sposób o wiele łatwiej jest chronić dane.
Szafa na dokumenty zamykana na certyfikowany zamek szyfrowy może służyć Ci również do przechowywania innych cennych przedmiotów takich jak:
● telefon, laptop i inne urządzenia elektroniczne,
● dowody urządzeń i dowody rejestracyjne pojazdów,
● klucze do aut,
● gotówka,
● papiery wartościowe.
Zamykane szafy na dokumenty zamówisz również z dowolnym wyposażeniem. Może tam być wydzielony sektor na dokumenty oraz miejsce na gotówkę i inne rzeczy. W środku mogą znaleźć się też dodatkowe zamykane skrytki.
Mała szafka na dokumenty zamykana na szyfr – obowiązkowe wyposażenie domu
Regały na akta nie są jedynie elementem wyposażenia firm. W domu przyda się mała szafka na dokumenty zamykana na zamek szyfrowy, bo każdy przechowuje wiele ważnych dokumentów. Warto zrobić z nimi porządek i trzymać w jednym miejscu.
Do małej szafki na dokumenty zamykanej na szyfr schowasz między innymi dokumenty takie jak:
● akty notarialne lub akta USC,
● faktury za zakup najcenniejszych rzeczy,
● umowy kupna-sprzedaży,
● świadectwa szkolne oraz dyplomy ukończenia studiów,
● prywatne zapiski,
● papiery wartościowe,
● polisy na życie.
Mały zamykany sejf to świetne miejsce na przechowywanie dokumentów. Warto jednak pomyśleć o sejfach domowych w większym rozmiarze, bo wtedy schowasz tam również cenne pamiątki, gotówkę, biżuterię, antyki i dzieła sztuki. Duża szafa na dokumenty zamykana na szyfr jest idealnym rozwiązaniem, bo zmieścisz w niej wszystko, co zechcesz.
Dowiedz się: Czy warto kupić sejf w markecie?
Jaki rodzaj zamka możesz wybrać do szafy na dokumenty?
Standardowym zamknięciem używanym w sejfach i szafach na dokumenty jest zamek kluczowy. Jest to rozwiązanie proste i tanie, jednak w wielu wypadkach może okazać się kłopotliwe.
Jeśli do szafy ma mieć dostęp kilku pracowników, to każdy powinien mieć swój klucz. Często zdarza się jednak, że klucz się zgubi lub zostanie w domu. Może też paść łupem złodzieja.
W przypadku, gdy do sejfu ma mieć dostęp większa liczba personelu, dobrym rozwiązaniem będzie szafa na dokumenty zamykana na zamek szyfrowy. Do wyboru masz kilka opcji:
● zamek mechaniczny z pokrętłem,
● zamek elektroniczny z klawiaturą numeryczną,
● zamek otwierany przy pomocy odcisku palca,
● zamek otwierany smartfonem poprzez łączność bezprzewodową.
Z tego artykułu dowiesz się: Jak otworzyć sejf? Sposoby otwierania różnych zamków
Charakterystyka zamków mechanicznych i elektronicznych
Wszystkie zabezpieczenia mają swoje wady i zalety. Jeśli chcesz szafę otwierać dosyć często, to zamek z pokrętłem się nie sprawdzi, bo wykręcenie szyfru jest stosunkowo długie i wymaga precyzji. Gdy się pomylisz, całą procedurę wykręcania kodu trzeba powtórzyć.
Dobrym rozwiązaniem dla firm jest zamek z klawiaturą numeryczną. Każdy, kto zna kod, będzie mógł otworzyć szafę. Należy jednak pamiętać o dyskrecji, bo ktoś niepowołany może podejrzeć szyfr. Warto mieć również gdzieś odłożone zapasowe baterie, na wypadek, gdyby zamek zaczął sygnalizować potrzebę ich wymiany.
Wygodnym zabezpieczeniem jest zamek biometryczny. W tym przypadku nie musisz pamiętać szyfru. Wystarczy przyłożyć palec do czytnika i szafa jest otwarta. Niestety nawet drobna rana naskórka lub zabrudzony palec sprawią, że drzwi się nie otworzą. Takie zabezpieczenie raczej nie sprawdzi się w zakładzie mechanicznym, w którym pracownicy mają częsty kontakt ze smarami.
Szafa na dokumenty zamykana na zamek szyfrowy to idealne rozwiązanie nie tylko do firmy, ale również do domu. Warto przemyśleć zakup i wybrać większy model. Wtedy można zdeponować tam również gotówkę oraz inne cenne rzeczy. Istotną kwestią jest także ochrona przeciwpożarowa. Jeśli chcesz, aby dokumenty były bezpieczne, kup szafę ognioodporną.
Mogą Cię także zainteresować:
