Prowadzenie firmy wiąże się z wytwarzaniem znacznej ilości dokumentów. Niektóre są ważne, inne mniej istotne. Warto jednak mieć porządek w dokumentacji, bo w razie kontroli skarbowej będziesz spokojniejszy i mniej zestresowany. Faktury, pisma, dokumenty niejawne i dane pracowników dobrze jest trzymać w bezpiecznym miejscu. Najlepszym rozwiązaniem jest szafa pancerna na dokumenty.
Kupując szafę pancerną na dokumenty, zwróć uwagę na klasę bezpieczeństwa
Jeżeli w swojej firmie masz wiele dokumentów niejawnych i tajnych, to powinieneś zainwestować w solidną szafę pancerną. Nie kupuj zwykłych metalowych szafek, bo one nie uchronią Cię przed włamaniem. Wybierz certyfikowany sejf, który posiada określoną klasę odporności na włamanie.
Kupując szafę pancerną na dokumenty, która spełnia normy prawne, będziesz pewien, że Twoje dane są bezpieczne. Przepisy RODO wymagają, abyś chronił dane swoich pracowników. Jeżeli złamiesz rozporządzenie o ochronie danych osobowych i przez przypadek udostępnisz informacje o swoich pracownikach, to możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.
Dopuszczenie do kradzieży danych osobowych skutkuje karami finansowymi w wysokości nawet kilku milionów złotych. Kup certyfikowany sejf i nie martw się, że ktoś może ukraść informacje o osobach zatrudnionych w Twojej firmie.
Przeczytaj: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o ochronie informacji niejawnych
Co jeszcze możesz przechowywać w szafie pancernej na dokumenty?
Szafa pancerna na dokumenty to uniwersalny sejf, z którego możesz korzystać na wiele sposobów. Zakup większy model, a będziesz mógł z dokumentami przechowywać między innymi:
● gotówkę,
● komputery i laptopy,
● telefony,
● broń,
● inne cenne przedmioty.
Jeżeli w szafie pancernej na dokumenty chcesz przechowywać również inne cenne przedmioty, to musisz wybrać odpowiednią klasę odporności na włamanie. Im wyższa klasa bezpieczeństwa, tym więcej kosztowności możesz przechowywać w sejfie.
Przykładowo w szafie pancernej I klasy możesz przechowywać mienie o wartości około 600 000 zł. Limity wartości chronionej nie są stałe. Uzależnione są od przeciętnego wynagrodzenia brutto. Jeżeli zostaniesz okradziony, a sejf będzie miał zbyt niską klasę, to będziesz miał problemy z otrzymaniem odszkodowania.
Wybierz odpowiedni zamek do szafy pancernej na dokumenty
Szafa pancerna na dokumenty jest niezbędna, aby bezpiecznie przechowywać wrażliwe dane. Zanim jednak ją kupisz, powinieneś wybrać funkcjonalny i wygodny zamek. Wbrew pozorom wybór rodzaju zamknięcia jest bardzo istotną kwestią.
Do szafy pancernej na dokumenty możesz zamówić następujące rodzaje zamknięcia:
● tradycyjny zamek na klucz,
● zamek mechaniczny na szyfr z pokrętłem,
● zamek elektroniczny z klawiaturą numeryczną.
Zamki do szafy pancernej na dokumenty mają swoje wady i zalety. Zamykanie sejfu na klucz jest wygodne, ale w przypadku zagubienia lub uszkodzenia klucza będziesz miał problem z otwarciem. Jeżeli do sejfu ma mieć dostęp większa liczba osób, lepiej wybrać inne zabezpieczenie.
Przy zamku mechanicznym z pokrętłem nie musisz używać klucza. Wystarczy zapamiętać szyfr. To bardzo dobre i niezawodne zabezpieczenie, ale wykręcanie szyfru na tarczy wymaga wprawy i precyzji. Ponadto osoby niedowidzące mogą mieć problemy z odczytaniem liczb znajdujących się na pokrętle. Jeśli masz problemy z drżeniem rąk, to precyzyjne wykręcenie szyfru będzie niemożliwe.
Zamek elektroniczny z klawiaturą numeryczną jest wygodny, ale trzeba pamiętać o zapasowych bateriach w razie braku zasilania. Szyfr na klawiaturze wpisuje się szybko, ale należy uważać, bo niepowołane osoby w łatwy sposób mogą podejrzeć kod i go zapamiętać.
O zmianie kodu lub szyfru w różnych rodzajach zamków przeczytasz w tym tekście: Jak zmienić kod w sejfie? Omówienie najpopularniejszych zamków
Zabezpiecz dokumenty przed pożarem – kup ognioodporną szafę pancerną na dokumenty
Dokumenty charakteryzują się tym, że są łatwopalne. Szafa pancerna na dokumenty oprócz certyfikatu bezpieczeństwa i dobrej klasy zamka powinna cechować się odpornością ogniową. Normy określające tę właściwość przewidują nawet 120-minutową ochronę przed pożarem.
Najniższa klasa ognioodporności dotyczy niewielkiego pożaru i chroni zawartość sejfu przez 30 minut. Już taki czas wystarczy, aby strażacy opanowali ogień. Zabezpiecz mienie pozostawiane w szafie pancernej i przed zakupem sprawdź, czy sejf został wykonany zgodnie z międzynarodowymi standardami. Klasę odporności określają dwie europejskie normy:
● PN-EN 15659,
● PN-EN 1047–1.
Bez względu na to, na jaką szafę pancerną na dokumenty się zdecydujesz, musisz wiedzieć, że jest to jedyne rozwiązanie, które skutecznie zabezpieczy dane Twojej firmy. Sprawy bezpiecznego przechowywania dokumentów nie można lekceważyć, dlatego wybierz sejf z certyfikowanymi zabezpieczeniami.
Mogą Cię zainteresować:
