Mimo, że wszechobecna cyfryzacja motywuje do przechowywania wszelkiej dokumentacji w formie cyfrowej, to nadal zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne trzymają wiele dokumentów w wersji papierowej. Nie ma się co dziwić – człowiekowi zdecydowanie wygodniej jest czytać lub przeglądać pisma w postaci materialnej. Ekran monitora męczy oczy i bywa niewygodny. Skoro większość ludzi woli przechowywać pisma firmowe i prywatne w formie papierowej, warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dokumentów. Z tego artykułu dowiesz się, jak przechowywać akta osobowe, dokumenty niejawne bądź prywatne zapiski.
Jakie sejfy umożliwiają skuteczne zabezpieczenie dokumentów?
Sejf to najskuteczniejsza forma zabezpieczenia dokumentów o dużym znaczeniu. Niestety nie każda szafa pancerna czy mała skrytka nadaje się do tego zadania. Zwykła metalowa szafka z zamkiem nie jest zbyt dobrą formą ochrony dokumentów.
Jeżeli zależy Ci na skutecznym zabezpieczeniu, kup certyfikowany sejf na dokumenty z masywnymi zawiasami, ryglami i solidnym zamkiem. Tylko pancerna skrytka wykonana zgodnie z polską i europejską normą PN-EN 14450 sprawi, że Twoje akta osobowe lub dokumenty niejawne będą bezpieczne.
Już sejfy S1 o najniższej klasie odporności na włamanie gwarantują podstawowe zabezpieczenie przed dostępem osób niepowołanych. Jednak warto przemyśleć zakup urządzenia o wyższej klasie bezpieczeństwa i zapewnić sobie lepszą ochronę.
System przeciwpożarowy jako podstawowa ochrona dokumentów
Zabezpieczenie dokumentów nie polega jedynie na kupnie dobrej jakości sejfu. Wypada zadbać też o cały system przeciwpożarowy. W dużych firmach stosuje się czujniki dymu i automatyczne zraszacze. Przepisy bezpieczeństwa nakazują również stosowanie określonej liczby gaśnic oraz montaż samozamykających się drzwi przeciwpożarowych.
System przeciwpożarowy można dodatkowo wspomóc zakupem sejfu z zabezpieczeniem ogniowym. Kategorię odporności na ogień szaf pancernych określają dwie normy:
- ● PN-EN 15659,
- ● PN-EN 1047-1.
Pierwsza dotyczy odporności na niewielki pożar. Klasa bezpieczeństwa LFS 30 P to 30-minutowa ochrona, natomiast LFS 60 P zabezpiecza dokumenty przez 60 minut.
Jeżeli zależy Ci na lepszej osłonie przed ogniem, wybierz sejf wykonany zgodnie z bardziej restrykcyjną normą PN-EN 1047-1. Wtedy możesz zdecydować się na klasę S 60, czyli 60 minut niezawodnej ochrony przeciwpożarowej. Klasa S 120 gwarantuje aż 2 godziny zabezpieczenia dokumentów.
Ochrona dokumentów księgowych w firmie
Przepisy księgowe nie narzucają przedsiębiorcom przechowywania dokumentacji w formie papierowej, a jednak większość biznesmenów woli trzymać wszystkie akta bezpiecznie zamknięte w szafie. Lepiej nie używać tutaj zwykłych mebli. Dokumentację księgową należy przechowywać aż 5 lat, dlatego kup metalową szafę na akta z certyfikatem bezpieczeństwa.
Do ochrony dokumentów księgowych wybierz duży sejf w postaci szafy pancernej. Wnętrze możesz dostosować tak, aby zmieściło się jak najwięcej segregatorów z fakturami i innymi dokumentami. Firma Hartmann Tresore poleca wykonanie sejfu na zamówienie. Wtedy sam określisz wszystkie wymiary i wygląd wnętrza.
W urządzeniu wykonanym na zamówienie warto dobrać wewnętrzne skrytki w taki sposób, by oprócz dokumentów księgowych zmieściły się również inne cenne i ważne przedmioty, takie jak:
● telefony służbowe,
● nośniki pamięci,
● laptop,
● dowody rejestracyjne pojazdów i dokumenty urządzeń,
● klucze do pomieszczeń i samochodów.
Zabezpieczenie starych dokumentów w domu
W domu nie przechowuje się tylu pism czy akt co w firmie, jednak sejf do zabezpieczenia starych dokumentów także bywa konieczny. W pancernej skrytce możesz trzymać między innymi:
● polisy ubezpieczeniowe,
● papiery wartościowe, takie jak akcje i obligacje,
● skrócony odpis aktu urodzenia, chrztu lub ślubu,
● stare zdjęcia i pamiątki.
Gdy wymagają tego okoliczności, należy pomyśleć o zakupie większego sejfu. Dopasuj wnętrze szafy do swoich potrzeb. Dobrym pomysłem jest dodatkowa zamykana skrytka na gotówkę czy biżuterię. Jeśli chcesz przechowywać antyki, pamiątki bądź kolekcje monet, zamów przestronne i wygodne półki.
Przy wyborze sejfu do domu zastanów się, gdzie go zamontujesz oraz jak będzie on wyglądał. Możesz wybrać dyskretny typ ścienny lub podłogowy, który nie będzie rzucał się w oczy. Pamiętaj jednak, że tego rodzaju skrytki wymagają określonych parametrów konstrukcyjnych budynku. Przed zamówieniem skontaktuj się ze specjalistami Hartmann Tresore.
Jeśli nie chcesz ingerować w konstrukcję budynku, wybierz sejf montowany w zwykłej szafie. Takie rozwiązanie pozwala na umieszczenie skrytki bez potrzeby wykuwania otworu w ścianie.
Sposoby zabezpieczenia dokumentów mogą być różne. Niektórym wystarczy zwykła kasetka, inni trzymają najważniejsze pisma w zwykłych szafach. Jednak najskuteczniejszym sposobem jest zakup certyfikowanego sejfu. W tym uniwersalnym urządzeniu przechowasz wiele cennych przedmiotów. Nie czekaj – już dzisiaj zamów bezpieczny sejf na dokumenty do swojej firmy i do domu.
Może Cię zainteresować:
